Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Dostęp do aktów prawnych na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych http://isap.sejm.gov.pl/

Komórka organizacyjna

Wydział Organizacyjny
pokój nr 15, II piętro
tel. 32 388 71 05
tel. 32 289 07 27
faks 32 289 07 20
adres e-mail um@radzionkow.pl

Zadania

Do zadań archiwum zakładowego należy:

  1. przyjmowanie dokumentacji:
  • spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
  • niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustala i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
  • na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
  • elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość nie skopiowano do systemu EZD,
  1. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  2. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
  3. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
  4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
  5. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
  6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
  7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisarycznym brakowaniu,
  8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
  9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
  10. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.

Podstawa prawna: Załącznik Nr 6 (Instrukcja archiwalna) § 5 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze sprost.).

Zasoby

W archiwum zakładowym Urzędu Miasta przechowywane są dokumenty wytworzone przez wszystkie komórki organizacyjne funkcjonujące w Urzędzie od 1 stycznia 1998 roku oraz dokumenty przejęte z Księżogórskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. w likwidacji.

Sposób udostępnienia

Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:

  1. datę;
  2. nazwę wnioskującego;
  3. wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
  • informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała;
  • dat skrajnych dokumentacji;
  1. informację o sposobie udostępnienia;
  2. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
  3. w przypadku osób spoza podmiotu:
  • cel udostępnienia,
  • uzasadnienie.

Do udostępnienia dokumentacji pracownikom podmiotu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy.

Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.

Archiwa podręczne:

  • archiwum ksiąg Stanu Cywilnego (akty urodzeń) od roku 1916-1975 oraz od roku 1998 do nadal,
  • archiwum ksiąg Stanu Cywilnego (akty ślubów i zgonów) od roku 1936-1975 oraz od roku 1998 do nadal,
  • archiwum Referatu Spraw Obywatelskich (ewidencja ludności i ewidencja dowodów osobistych)